Projectinrichting | De ultieme handleiding | Tips & Tricks

Je kiest voor een projectinrichter omdat zij met hun ervaring een interieur project beter kunnen plannen en managen dan wanneer je een project zelf zou uitvoeren. Elke projectinrichter heeft een eigen manier van werken. In de meeste gevallen is er duidelijk een rode lijn te herkennen in de werkzaamheden. Veel projectinrichters onderscheiden zich in een of meerdere van de onderstaande stappen. Een goede projectinrichter is in staat om meteen te begrijpen wat de klant, en de uiteindelijke doelgroep (gebruiker van de ruimte), wenst en kan dit omzetten in een projectplan en ontwerp. Het stappenplan dat wij het meeste tegenkomen hebben we hieronder beschreven.

1. Doelstellingen bepalen

De projectinrichter bepaalt in overleg met de klant wat de wensen zijn van het bedrijf en wat de wensen zijn van de uiteindelijke gebruiker van de ruimte. In deze fase bespreek je o.a. de identiteit die het bedrijf wilt uitstralen, de sfeer en de stijl. In het geval van bijvoorbeeld een bedrijfspand zijn er vaak ook ergonomische wensen. In deze fase bepaalt de projectinrichter samen met de klant ook het budget waarin gewerkt mag worden.

2. Ontwerp

Na het bepalen van de doelstellingen volgt de ontwerpfase. In deze fase worden de wensen van de klant en de gebruiker van de ruimte meestal digitaal in kaart gebracht. Door moderne technieken kan een klant bij grote projecten zelfs digitaal door een ruimte lopen, zodat een goed beeld gegeven kan worden van hoe het project er uit komt te zien. Het is gebruikelijk om een maximum van twee revisierondes te bepalen, de uiteindelijke klant kan dan maximaal twee keer wijzigingen aanbrengen in het ontwerp.

3. Projectplanning

Na het ontwerp, wordt het gehele plan omgezet in een duidelijke planning. Een planning bestaat uit alle besproken aspecten, die in een vaste volgorde ingepland gaan worden. Meestal is de planning voor zowel de projectinrichter als de klant inzichtelijk. Het komt regelmatig voor dat een planning bij projectinrichting niet wordt gehaald. Er zijn altijd onvoorziene zaken die zich voordoen bij het inrichten van een ruimte die zorgen voor vertraging. De veroorzaker van een vertraging kan zowel de klant, de projectinrichter als een externe factor zijn. Meestal loopt een project niet langer uit dan 20% van de initieel geplande termijn.

4. Realisatiefase

In de realisatiefase wordt het plan uitgevoerd, tijdens dit traject spreekt men van projectmanagement. Meestal is de projectinrichter zelf de projectmanager, er kan ook gekozen worden voor een externe projectmanager. De realisatiefase is vaak de langste fase van het traject. Afhankelijk van de grootte van het traject duurt de realisatiefase gemiddeld tussen twee weken en half jaar.

5. Oplevering

Na de realisatiefase volgt de oplevering. In deze fase zullen beide partijen uitvoerig controle uitvoeren op het totale project. Het kan voorkomen dat een of meerdere onderdelen opnieuw moeten worden uitgevoerd. Afhankelijk van de grootte van het opnieuw uit te voeren onderdeel kan de oplevering worden uitgesteld, dit is echter niet in alle gevallen zo.  Indien alle aspecten van het interieur zijn nagelopen en goedgekeurd, zal het project worden opgeleverd. Tijdens de oplevering vindt vaak een feestelijke opening plaats, een uitstekend moment om alle zakenrelaties uit te nodigen.

6. Nazorg

Tot een van te voren afgesproken periode, na de oplevering van het project, blijft de projectinrichter verantwoordelijk voor het opgeleverde project. Vaak werkt een projectinrichter met onderaannemers of uitvoerders van een onderdeel, zoals bijvoorbeeld vloeren, wanden of elektra. Indien de klant een vraag heeft kunnen zij altijd terecht bij de projectinrichter, zij schakelen dan direct met de eventuele onderaannemer en/of zorgen ervoor dat het probleem wordt opgelost.